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城市公共交通企业:如何有效降低库存物资报废风险?

  随着公交优先政策的落实,目前各城市都在大力发展公共交通,以达到节约能源、绿色环保、缓解交通压力之目的。然而,公交车用配件与社会其他车辆的兼容性较差,或者说不匹配,许多零部件材料都属于公交车专用配件。因此,在城市公共交通企业,作为储存和供应车用配件材料的物资供应部门,伴随着公司整车的报废,与该车型相配套的零部件材料,将存在着库存物资报废风险。

  为了减少报废物资,确保国有资产的保值增值,需要及时了解信息动态,特别是车辆报废计划,以及科学地制定仓储物资最高储备数标准,并按照最高储备标准合理控制好材料入库的数量,减少库存物资的储备,以减少库存物资报废风险。特别是对于年限较长的车型材料,必须经常性地盘点库存物资、严格控制采购数量、清退超量库存物资,随时做好车辆报废的准备。与此同时,还需要做好两个方面的工作,即加强现有库存物资的调剂,而新进物资则做好风险转嫁。

  ●盘活库存物资,充分发挥调剂作用。

  加强各仓库之间的材料调剂,不仅可以充分盘活库存物资,使呆滞物资动起来,而且可以杜绝结构性失调现象的产生。即某仓库的某项库存物资长久无动态,而另一仓库却在采购同型号的该项物资,从而更好地减少库存物资报废风险。公共交通企业,特别是省会公交企业,都存在一个共同现象,那就是车辆多、车型杂、配件材料多。以浙江省杭州市公交为例,目前拥有车辆6235辆,车型达到122种,车辆配件材料更是接近4万余种,设有1个总库、13个分库,而各分库更是分布于杭州东西南北。材料品种繁多,以及点多线长面广的现状,给企业管理和材料调剂带来了很大的难度。

  如何解决这一问题?

  一是创造性地使用物流信息技术,缩小管理时空,增强应变能力。目前,物流信息管理系统已经成为仓储管理不可或缺的必备工具和手段。如果离开信息管理系统,回到过去手工账本的岁月,恐怕工作将无以开展。同时,离开了信息系统的支持,全部依赖人的大脑去完成各仓库之间的材料调剂,也将变得非常困难,甚至不可想像。因此,还必须结合业务流程再造,完善物流信息管理系统,进一步理顺物流流程,充分挖掘信息系统功能,为公司的决策提供帮助。在信息系统功能设计方面,可以将材料需求计划的编制、计划的审批、计划的汇总、计划的分单处理等,纳入物流信息系统。

  计划分单很重要,即该材料需求计划由哪个部门或仓库来负责供应。并且,在需求计划的分单处理时,能同步显示该零部件材料在各仓库中的储存数,以方便材料调剂员轻松掌握需求计划中各材料在仓库中的分布与储存情况,使材料调剂真正落到实处。

  二是统一物资编码是物资调剂的基础。物资编码是每项库存材料的惟一代码,承载着零部件的各种信息数据。物资编码也是物流信息管理系统正常运作的基础。如果物资编码不统一,造成的不仅仅是不同仓库领出的材料价格不一致,还会造成信息系统的紊乱,导致库存情况显示不正确,最终影响到材料的正常调剂。因此,物资编码是很基础的信息数据,也是很重要的信息数据,必须集中物资编码的编制权,确保物资编码的惟一性、统一性和科学性,同时,规范物资编码的申报流程和编制规则,确保相关人员清楚物资编码操作流程和权限。

  与此同时,还可以在信息管理系统中,将物资属性分成公共字段和个性字段,公共字段可以包括物资编码、材料类别、物资名称、物资规格、计量单位、产品价格,而个性字段包括产品库位码、停用与否、数据导出与否等,以此确保物资编码统一编制的同时,保留各分库的个性化需求。

  总之,物资编码的统一是物流信息管理系统中,包括物资调剂在内的各项功能,正常使用与否的前提条件。

  ●控制新购物资,实施实物铺底,转嫁报废风险。

  对于新购进的材料则采用实物铺底模式,也就是将供应商的物资按照一定的标准存放于仓库,当发生材料领用时,严格按照“消耗多少、采购多少、结算多少”的原则。当某车型的营运车辆发生报废时,则相关零部件材料可以退回供应厂商,以此转嫁库存风险,确保国有资产的保值增值,有效减少库存物资的报废。当然,实施物资铺底供应时,必须清楚的认识到,供应商与公司是一条战壕里的“盟军”,而非“敌人”。只有这样,才能稳固供应渠道,确保供应链的健康发展。

  一是统一采购是加强各分库之间材料调剂的基础,也是实施实物铺底的有力保障。各分库编制材料需求计划之后,不得自行采购,必须进行需求计划上报,由总库调剂员进行计划汇总和分单处理。调剂员在进行分单时,根据各站上报的材料需求计划,结合这些材料在总库及各分库的库存储备情况,进行任务指令下达。如果需求计划中的某材料在总库有储备,则该材料由总库负责统一配送;如果该材料在总库没有库存,但是在某个分库有储备,且该材料较长时间无动态,则调剂员会将该材料的供应任务下达到这个分库,由分库与分库之间进行材料调剂;只有该材料在总库与各分库均无库存储备时,才将该批材料汇总后编制成材料采购计划,交由采购部门进行统一采购。以计划管理为龙头,实施集中统一采购,能充分盘活库存,同时,也能方便实物铺底的顺利开展,避免分散采购时铺底的混乱无序。统一采购后,能对实物铺底工作从整体上进行考虑,如哪些商家铺底、铺底多少、铺底哪些产品等等,以确保铺底与供应的和谐、铺底与库存结构的完美统一。

  二是整合供应商资源是降低采购成本的需要,在实物铺底中也起到了杠杆平衡作用。俗话说,量大从优,只有充分发挥批量进货的优势,才有价格谈判的筹码。而在一个时间段里,蛋糕的大小是不变的,要想提升单个供应商的供应量,只能对供应商资源进行整合,对供应商队伍进行精简。这种整合,不仅仅是从供应商数量上进行删减,比如从原来100家供应商减少为50家,或者更少,而是全方位的考虑,淘汰那些实力薄弱、价高质次、库存储备不足的供应商,保留那些实力雄厚、物美价廉、响应速度快的优质供应商。

  供应商资源整合后,不仅能进一步降低采购价格、提高物流响应速度、确保优质供应,而且还能就实物铺底找到切入点和平衡点。对于供应商而言,虽然实物铺进了仓库,需要承担报废风险、需要积压资金,但是“铺底多、供应多,铺底少、供应少”,这就是平衡点。

  对于那些供应价格低廉的、铺底多的供应商,要确保他们供应量的提升;在公司降低采购成本、完成实物铺底、转嫁风险成功的同时,要让他们增加销售份额、薄利多销。只有营造互利互惠的有序竞争环境,达到双盈的结果,在供需双方都得到了实惠的情况下,这种供应链才能稳固,这种合作也才会长久。